Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und Geltungsbereich

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Kundenportal ist:

Liya Treuhand & HR Solutions
Asvin Gnanakaran
Engehofweg 16
8222 Beringen
Schweiz
E-Mail: info@liyatreuhand.ch
Telefon: +41 76 284 04 26

Diese Datenschutzerklärung gilt für den gesamten Online-Auftritt unter den Domains liyatreuhand.ch, www.liyatreuhand.ch und liyatreuhand.customerflows.website sowie für das Kundenportal, über das Mandantinnen und Mandanten Dokumente und Angaben für die Steuererklärung übermitteln.

2. Einwilligung und Vertragsgrundlage durch Registrierung

Mit der Erstellung eines Kundenportal-Logins und der erstmaligen Anmeldung erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass wir Ihre personenbezogenen Daten sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente und Angaben zum Zweck der mandatsbezogenen Bearbeitung Ihrer Steuererklärung und weiterer vereinbarter Treuhandleistungen verarbeiten dürfen.

Die Registrierung und Nutzung des Portals ist freiwillig. Sie ist jedoch erforderlich, wenn Sie Dokumente digital an uns übermitteln möchten. Ohne diese Einwilligung können wir das Mandat über das Portal nicht ausführen. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Abschnitt 10). Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags (Mandatsverhältnis) erforderlich ist, dient Art. 13 DSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Für zusätzliche, nicht vertraglich zwingend erforderliche Verarbeitungen (z. B. Direktmarketing) holen wir vorab Ihre Einwilligung gemäss Art. 13 Abs. 2 DSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

3. Hosting, Backend und Auftragsverarbeitung

Unsere Website und das Kundenportal werden auf der Lovable Cloud betrieben. Die darunterliegende Datenbank- und Speicherinfrastruktur wird von einem Schweizer und EU-/EWR-basierten Cloud-Provider bereitgestellt, der als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist. Mit diesem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der DSGVO erfüllt.

Alle Daten werden ausschliesslich in gesicherten Rechenzentzen gespeichert. Der Zugriff auf die Datenbank und den Dateispeicher ist technisch auf authentifizierte Benutzerinnen und Benutzer beschränkt. Wir greifen nur dann administrativ auf Ihre Daten zu, wenn dies für die Mandatsausführung oder für Wartungszwecke erforderlich ist.

4. Welche Daten wir erheben

4.1 Website-Besuch

Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Verbindungsdaten erfasst, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Datum und Uhrzeit der Anfrage). Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und dienen ausschliesslich der Sicherheit und Stabilität des Angebots.

4.2 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage senden, speichern wir die von Ihnen freiwillig angegebenen Angaben (Name, Firma, E-Mail, Telefon, Nachricht). Diese Daten verwenden wir ausschliesslich zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur eventuellen Anbahnung eines Mandatsverhältnisses.

4.3 Kundenportal

Für die Nutzung des Kundenportals erheben wir:

• Login-Daten (E-Mail-Adresse, verschlüsselt gespeichertes Passwort, optionaler Authenticator für die Zwei-Faktor-Authentisierung);
• Profildaten (Name, Telefonnummer, falls angegeben);
• Fragebogenangaben zu Ihrer persönlichen, beruflichen und finanziellen Situation;
• hochgeladene Dokumente und Belege (z. B. Lohnausweise, Kontoauszüge, Steuerbescheinigungen, Veranlagungen).

Diese Daten sind für die Erstellung Ihrer Steuererklärung erforderlich. Sie werden nur für die Dauer des Mandats und der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

5. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Sicherheit der Website und des Kundenportals;
• Annahme und Bearbeitung von Kontaktanfragen;
• Erfüllung des Mandatsvertrags, insbesondere Erstellung der Steuererklärung;
• Kommunikation mit Ihnen per E-Mail oder Telefon im Rahmen des Mandats;
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Meldepflichten;
• interne Sicherheitsprotokolle (Audit-Logs) zur Nachvollziehbarkeit von Zugriffen auf Dokumente.

6. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Mandatsausführung erforderlich ist (z. B. Übermittlung der Steuererklärung an die kantonale oder eidgenössische Steuerbehörde) oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Übermittlung zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

Für den Betrieb der Plattform setzen wir technische Dienstleister (Hosting, E-Mail-Versand, Datenbankspeicher) ein. Diese erhalten nur den für den Betrieb notwendigen Zugriff und sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

7. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unbefugter Offenlegung zu schützen:

• Übertragung per TLS/SSL-Verschlüsselung (HTTPS);
• verschlüsselte Speicherung der Passwörter;
• optionale Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA/TOTP) im Kundenportal;
• automatisierte Sperrmechanismen bei wiederholten fehlgeschlagenen Login-Versuchen;
• Row-Level-Security in der Datenbank, damit Benutzer nur ihre eigenen Daten sehen;
• private Speicherbuckets für hochgeladene Dokumente mit zeitlich begrenzten, signierten Download-Links;
• Audit-Logs für Uploads, Downloads und Löschungen von Dokumenten.

Trotz aller Sorgfalt kann keine absolute Sicherheit garantiert werden. Sollte es zu einem Datenvorfall kommen, der ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, werden wir Sie unverzüglich informieren und die zuständigen Behörden gemäss den gesetzlichen Vorgaben benachrichtigen.

8. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seite und die Speicherung Ihrer Cookie-Einstellung erforderlich sind. Es findet kein Tracking, keine Analyse Ihres Surfverhaltens und keine Weitergabe an Werbenetzwerke statt.

9. Speicherdauer und Löschung

Kontaktanfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung oder nach Ablauf von 12 Monaten gelöscht, sofern kein Mandatsverhältnis entsteht.

Kundenportal-Daten und hochgeladene Dokumente werden für die Dauer des Mandatsverhältnisses und anschliessend für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre nach Abschluss des Steuerjahres) gespeichert. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten automatisch oder manuell gelöscht, sofern keine weitergehende gesetzliche Pflicht besteht.

Sie können jederzeit die Löschung Ihres Portalkontos und Ihrer Daten beantragen. Wir prüfen dann, ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen, soweit die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an info@liyatreuhand.ch. Wir werden Ihr Anliegen innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeiten.

11. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstösst, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder neue Funktionen der Plattform anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.